Положение о ведении личных дел обучающихся. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения
Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников
Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.
Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.
Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника
Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов , в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.
Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:
семейного положения работника;
паспортных данных, например, смену фамилии;
уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.
Обратите внимание ! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:
дополнительные соглашения, заключенные с работником;
приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;
должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;
документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;
характеристики сотрудника;
копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.
Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.
Обратите внимание ! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.
Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника
Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
- заявления на отпуск или предоставление отгула;
- медицинские справки о состоянии здоровья;
- справки с места жительства;
- материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
Порядок ведения личного дела в 2018 году
Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:
руководящий состав;
специалисты;
лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.
В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.
Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.
Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.
Обратите внимание ! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.
Заголовок личного дела в данном случае - это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.
В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.
Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.
Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.
Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.
Хранение личных дел
Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится - в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.
В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .
|
Документы по личному составу |
Созданные до 2003 года |
Созданные после 2003 года |
|
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
|
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности |
75 лет со дня поступления |
50 лет со дня поступления |
|
Сформированные в иных организациях |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
|
Личные дела руководителей |
постоянно |
постоянно |
Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись , должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.
В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении личных дел обучающихся
I. Общие положения
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с целью регламентации работы с личными делами обучающихся и определяет порядок действий всех категорий работников гимназии, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Положение утверждается и вводится в действие приказом директора и является обязательным для исполнения всеми категориями педагогических и административных работников гимназии. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.3. Личное дело обучающегося – номенклатурный документ установленного образца, куда наряду с анкетными данными вносятся итоговые оценки успеваемости обучающегося по годам обучения.
1.4. Личное дело обучающегося представляет собой личную карту (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.5. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется классным руководителем на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и ведётся до её окончания.
II. Порядок формирования личных дел обучающихся при поступлении
в гимназию
2.1. Для оформления личного дела первоклассника должны быть представлены следующие документы:
для детей, проживающих на закрепленной территории :
Копия свидетельства о рождении
Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории
для детей, не проживающих на закрепленной территории :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»).
для детей, р одители (законные представители) которых являю т ся иностранными гражданами или лицами без гражданства :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»)
Копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
2.2. Родители (законные представители) детей имеют право по своему усмотрению представлять другие документы.
2.3. Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в гимназии на время обучения ребенка.
2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру алфавитной книги записи обучающихся (например, № К - 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
2.5. Классный руководитель заполняет титульную сторону личного дела и общие сведения об обучающемся и родителях (законных представителях).
2.6. На титульной стороне директор гимназии ставит свою подпись и печать.
2.7. При приеме в 1-ый класс в течение учебного года или во 2-ой и последующий классы родители (законные представители) обучающегося дополнительно представляют личное дело обучающегося, выданное учреждением, в котором он обучался ранее.
2.8. При приеме в гимназию для получения среднего общего образования (в 10-ый класс) представляется аттестат об основном общем образовании установленного образца : гимназия принимает аттестат об основном общем образовании (подлинник), или гимназия берет копии аттестата и аттестат (подлинник) остается у родителей (законных представителей). На каждого ребенка, зачисленного в гимназию, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные при приеме и иные документы.
III. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося на всём протяжении учёбы ученика.
3.2. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел и удобства в обращении с ними личные дела помещаются в алфавитном порядке в отдельную подписанную папку и хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.
3.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием в алфавитном порядке фамилии, имени, отчества, номера личных дел, домашний адрес (адрес фактического проживания) и номер контактного телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список обновляется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указываются дата и номер приказа.
3.4. Записи в личном деле ведутся чётко, аккуратно и только чернилами.
3.5. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.6. По окончании каждого учебного года в личное дело ученика заносятся: итоговые отметки успеваемости, количество пропущенных уроков, заверенные подписью классного руководителя. Под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать гимназии.
3.7. При исправлении отметки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.8. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ
4.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится делопроизводителем (секретарем учебной части) гимназии на основании письменного заявления родителя (законного представителя) при наличии подтверждающего документа, выданного другим ОУ, куда выбывает обучающийся.
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель (секретарь учебной части) вносит запись в алфавитную книгу о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период. Выписка заверяется печатью гимназии.
4.4. При выбытии обучающихся 10-ых, 11-ых классов родителям (законным представителям) выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Директор делает отметку на обложке личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
4.6. Личные дела, не затребованные родителями (законными представителями), передаются в архив гимназии, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из гимназии.
V. Контроль за состоянием личных дел
5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется делопроизводителем (секретарем учебной части), заместителем директора по учебной работе и директором гимназии.
5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.
5.3. По итогам проверки классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
5.4. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор гимназии вправе объявить классному руководителю замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
Принято на заседании
педагогического совета
МБОУ СОШ № 11
Протокол № 2
УТВЕРЖДАЮ:
Директор школы
М.В.Легедь
ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
обучающихся муниципального бюджетного
общеобразовательного учреждения
средняя общеобразовательная школа № 11
Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
Общие положения
1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.
II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию
2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).
2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).
2.4. Личные дела обучающихся Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.
2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:
заявление на имя руководителя образовательной организации;
медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);
справки с места жительства о составе семьи;
копии страхового медицинского полиса;
копии страхового пенсионного полиса;
копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);
договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);
согласия законного представителя на обработку персональных данных;
копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;
копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).
III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся
3.1. Личные дела обучающихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями.
3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.
3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).
3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:
обложка (см. Приложение 1),
внутренняя опись документов (см. Приложение 2),
список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).
3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).
IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.
4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.
4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.
4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.
4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.
V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы
5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).
5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.
5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.
5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:
подача на имя директора Школы заявление;
получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);
сдача обходного листа инспектору по кадрам;
предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).
5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.
5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.
5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.
5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.
5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.
VI . Порядок проверки личных дел обучающихся
6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.
6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.
6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.
6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.
6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.
Приложение 1
Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области
Приложение 2
Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся
Внутренняя опись документов
учащихся ____ класса
Документы
Ф.И.О.
учащегося
договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями
согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных
Заявление о приеме
Справка из детской поликлиники
Копия свидетельства о рождении
Копия вкладыша о гражданстве
Справка с места жительства
Копия паспорта
Копия страхового медицинского полиса
Копия страхового пенсионного полиса
Копия аттестата
Иванов А.А.
Приложение 3
Образец оформления списка класса
Список учащихся __________ класса МБОУ СОШ № 11
Еманжелинского муниципального района Челябинской области
на 2012-2013 учебный год
Классный руководитель: ________________________
ФИО полностью
Отчество
Дата рождения
Домашний адрес
Не менять форму, шрифт 12, Times New Roman
1. Общие положения
1.1. Личное дело учащегося представляет собой
индивидуальную
папку, в которой находится личная карта
обучающегося (типографский бланк личного дела) и
вложенные в личную карту обучающегося иные
документы.
1.2. Личное дело учащегося является обязательным
документом, которое оформляется на каждого
ученика с момента поступления в школу и ведется
до её окончания.
1.3. При поступлении ребенка в первый класс
образовательного учреждения заполняется личная
карта учащегося. В папку вкладываются иные
документы в определенном порядке согласно
данному положению.
1.4. Личное дело имеет номер, соответствующий
номеру в алфавитной книге записи учащихся
(например, № К-5 означает, что учащийся записан в
алфавитной книге на букву «К» под № 5).
1.5. Личные дела учащихся ведутся классными
руководителями.
1.6. Заместитель директора по учебной или
учебно-воспитательной работе обязан обеспечить
хранение личных дел и систематически
осуществлять контроль за правильностью их
ведения.
1.7. Записи в личной карте необходимо вести четко,
аккуратно и только синими чернилами.
1.8. Подпись директора школы и печать ставятся на
следующие документы в личном деле:
на характеристику учащегося,
на табель успеваемости учащегося,
на личную карту по итогам года и на первую
страницу.
1.9. При выбытии учащегося из школы личное дело
выдаётся на основании письменного заявления
родителей или лиц, их заменяющих, при наличии
запроса о выдаче личного дела из учреждения, в
которое переходит учащийся. Директор делает
отметку в графе «Отметка о выбытии из школы»
личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет
свою подпись печатью. Личное дело может быть
отправлено по почте при наличии письменного
запроса из образовательного учреждения, в
которое выбыл учащийся.
1.10. По окончании школы личное дело учащегося
хранится в архиве школы 3 года.
2.1. В личном деле находятся документы о приеме
ребенка в школе:
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в школу;
оригинал заявления от родителей (законных
представителей) с просьбой принять в 10 класс;
ксерокопия свидетельства о рождении или
паспорта учащегося;
договор с родителями (законными
представителями);
ксерокопия аттестата об основном общем
образовании;
согласие родителей (законных представителей) на
обработку персональных данных ребенка.
В личном деле детей с ограниченными
возможностями здоровья, кроме выше указанных
документов находятся:
оригинал путёвки учредителя;
оригинал выписки из протокола ПМПК.
табеля успеваемости за каждый год обучения;
характеристики за каждый год обучения;
заключения узких специалистов (логопед,
психолог, социальный педагог, дефектолог);
итоговые контрольные работы по русскому языку и
математике, творческие работы учащихся;
справка с места жительства;
справка с места работы родителей;
документы о социальном статусе учащегося (копия
справки МСЭ об установлении инвалидности,
распоряжение о лишении родительских прав и т.д.);
копия программы индивидуальной программы
развития.
3. Порядок оформления личных дел
3.1. Если ребёнок ранее не учился в
образовательном учреждении, классный
руководитель заполняет личную карту учащегося:
наклеивается на первую страницу личной карты
учащегося
фотография учащегося (лицо должно составлять не
менее 60% площади фотографии);
записывает общие сведения об обучающемся;
располагает документы в соответствии с
настоящим положением;
3.2. Если учащийся прибыл из другого
образовательного учреждения, классный
руководитель:
вклеивает фотографию учащегося в личную карту,
если её нет;
располагает документы в личном деле в
соответствии с данным положением;
проверяет личное дело на наличие всех документов
в соответствии с данным положением. При
отсутствии необходимых в личном деле документов,
принимает меры к их восполнению.
3.3. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося.
3.4. В конце учебного года классный руководитель заполняет и вкладывает в личное дело табель успеваемости учащегося за год, итоговые контрольные и творческие работы, характеристику.
3.5. Последнюю страницу личной карты учащегося, классный руководитель заполняет в конце учебного года, записывает итоги года, ставит под ними свою подпись. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
4. Порядок хранения личных дел
4.1. Все личные дела класса хранится в папке, либо
в вертикальном лотке.
4.2. Оформляет папку или вертикальный лоток с
личными делами класса классный руководитель.
4.3. На торцевой стороне лотка, либо верхней
обложке папки составляет список класса в
алфавитном порядке с указанием номера личного
дела, записывает фамилию, имя, отчество классного
руководителя, учебный год. Располагает личные
дела в алфавитном порядке. Если в учебном году
учащийся выбывает – личное дело передаёт
заместителю директора по УВР, а в списке класса
отмечает дату выбытия.
4.4. Папки с личными делами хранятся в кабинете у
заместителя директора по учебной или
учебно-воспитательной работе.
4.5. Личное дело на ребенка сироту хранится
отдельно от ученического личного дела.
Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.
Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).
Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:
- руководители и их заместители;
- ведущие специалисты;
- материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
- работники с перспективой повышения в должности и др.
Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.
Чем предусмотрено ведение личных дел
Для госслужащих регламентируют такую обязанность:
- Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
- Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.
Порядок формирования личного дела
На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:
- процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
- период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
- процедуру увольнения (заявление и приказ).
Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.
Формирование дела при приеме на работу
Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись). Именно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:
- название юридического лица;
- структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
- номер;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
- количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
- срок хранения.
Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.
В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:
- заполненная анкета компании;
- копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
- копия ИНН;
- копия СНИЛС;
- копия военного билета (для мужчин);
- диплом или иные документы об образовании;
- фотография (цветная или черно-белая);
- характеристика с прошлого места работы;
- заявление работника о приёме на работу;
- копия приказа о приёме сотрудника на работу;
- копия трудового договора и должностной инструкции;
- опись документов в личном деле;
- иные документы;
- копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.
Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).
Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).
Формирование в процессе трудовой деятельности
На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:
- поступление новых бумаг;
- изъятие листов;
- замена подлинников копиями.
В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:
Порядок формирования личного дела работника после увольнения
Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:
- проверить наличие всех документов;
- проверить хронологию бумаг в папке;
- сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце - лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.
Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.
Хранение ЛД: порядок и сроки
Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:
- для ЛД, созданных с 01.01.2003, - 50 лет;
- для ЛД, созданных до 2003 года, - 75 лет.
Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.
Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:
- с помощью нумерации;
- в алфавитном порядке;
- по структурным подразделениям компании.
Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.
Личные дела уволенных работников хранятся в архиве , но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.
На кого оформлять ЛД
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Список таков:
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ИНН;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр трудового договора;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Требования к оформлению личного дела сотрудника
Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.
Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:
- на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
- если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
- обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.
Ведение журнала регистрации личных дел работников
Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.
В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».
Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.