Создание рабочего места кассира 1с розница
Отправить эту статью на мою почту
В этой статье мы рассмотрим основные настройки и справочниками, которые необходимо заполнить для осуществления розничных продаж в программе 1С Розница, редакция 2.2
Итак, приступим. Начнем настройку 1С Розница 8.3 с нуля с заполнения сведения об организации, от имени которой будут оформляться документы. Раздел Администрирование →Организации и финансы → Список организаций. Создаём новый элемент этого справочника и заполняем сведения: учетную информацию, ответственных лиц (попутно придется внести их в справочник Физические лица) и контактные данные.
Если в базе планируется вести учет нескольких организаций, то потребуется установить галочку Несколько организаций и создать отдельную карточку на каждую.
Настроим виды цен, которые будут использоваться при работе магазина (Маркетинг → Виды цен). Например, цены закупки ТМЦ и цены реализации при розничных продажах.
Следующим шагом настройки 1С Розница 8.3 с нуля добавим сведения о розничном магазине (НСИ →Магазины). Вносим информацию о складах, которые есть в магазине и правила ценообразования, здесь пригодятся виды цен, введенные на предыдущем этапе.
Теперь перейдет к добавлению пользователей и назначению им прав на работу с базой (Администрирование →Пользователи). Так как первый пользователь автоматически добавляется в группу администраторов наделенного полными правами сначала необходимо добавить администратора системы, а затем уже можно вводить остальных сотрудников организации, которые будут работать с базой.
Для назначения прав этим пользователям создаем группы доступа, выбирая уже настроенные в системе профили групп доступа (именно в профилях указаны права на работу с базой) и добавляем соответствующих пользователей в качестве участников группы.
При настройке 1С Розница 8.3 с нуля обязательным этапом является подключение оснащения рабочего места (Администрирование →Подключаемое оборудование). Устанавливаем флаг Использовать подключаемое оборудование и переходим по ссылке.
Здесь добавляем то оборудование, которое будет установлено в вашем магазине. Выбираем Тип и заполняем основные сведения. По кнопке Настроить переходим в окно заполнения параметров. По умолчанию они уже установлены, можно просто их проверить и сделать Тест устройства. Если у вас не установлен драйвер подключаемого оборудования, система предложит установить его.
Аналогичным образом настраивается все оборудование.
Далее переходим к заполнению списка товаров. Предварительно проверьте и установите необходимые вам параметры учета номенклатуры – характеристики, серии, упаковки. Находятся они в разделе Администрирование → Настройки номенклатуры. Далее в разделе НСИ введите Виды номенклатуры, которые вы планируете использовать и установите в них параметры учета. И только после этого приступаем непосредственно к заполнению справочник Номенклатура (находится он так же в разделе НСИ). Для начала можно ввести только те позиции, которые есть в остатках на складах, остальное можно вводить по мере необходимости. Здесь вы можете для удобства работы создать отдельные группы.
Добавление новых позиций выполняется по команде Создать. После выбора вида номенклатуры часть полей заполниться автоматически, остальные реквизиты вам понадобиться заполнить вручную. Для внесения дополнительных данных ТМЦ (характеристики, штрихкоды, упаковки) перейдите в соответствующие справочнике по команде Перейти.
Обратите внимание, если ваша вы планируете, вести учет алкогольной продукции, то потребуются дополнительные настройки системы, в том числе вам понадобиться сделать сопоставление справочника номенклатуры с данными ЕГАИС, подробнее с этим вопросом можно ознакомиться в статье Организация работы и настройка ЕГАИС в 1С Розница 2.2
Далее указываем стоимость веденных товаров, делается этот в разделе Маркетинг → Цены номенклатуры. В новом документе установка цен необходимо назначить стоимость для позиций справочника Номенклатура в разрезе видов цен.
После можно приступить к вводу остатков товаров на складах (Склад → Оприходование товаров). Создаем новый документ, указываем склад оприходования и заполняем перечень и цены товаров, которые уже хранятся на складе.
Так же на начальном этапе вы можете внести основных поставщиков. Добавить их можно в разделе НСИ → Контрагенты. Заполнить информацию вы можете, используя команду Заполнить по ИНН.
Сделав все эти настройки и введя указанные данные уже можно приступать к работе в магазине, но мы еще остановимся на интерфейсе рабочего места кассира (Продажи → Настройки РМК). Здесь можно установить панель быстрых товаров, горячие клавиши, внешний вид РМК и т.п.
В торговом зале магазина работают продавцы-консультанты, их задача – помочь покупателям в выборе и продать товар.
Решим задачу настройки учета личных продаж по продавцам с возможностью дальнейшего анализа показателей этих продаж.
В частности, разберем:
Применимость
Статья написана для редакции 1С:Розница 2.1 . Если вы используете эту редакцию, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если же вы планируете начать внедрение 1С:Розница, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.
Поэтому, мы рекомендуем пройти курс 1С:Розница 2 для автоматизации магазинов и сервисных компаний , это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.
Создание сотрудников
Начнем с создания сотрудников (продавцов-консультантов). В разделе Персонал выберем команду Сотрудники .
Появится соответствующая форма (см. рис. 1).
Рис.1 Форма “Сотрудники”
Следует отметить, что обращаемся мы при этом к справочнику “Физические лица”. Но в форме будут отображаться только те физические лица, которые являются сотрудниками.
Для каждого физического лица определено значение специального реквизита (параметра) Является сотрудником. По которому и осуществляется отбор. Мы видим папку Покупатели , но если ее раскрыть, то самих покупателей мы не увидим, так как они не являются сотрудниками.
Из этой формы мы можем как создавать новых сотрудников, так и объединять их в группы. Если ранее в базе не создавалась группа “Сотрудники”, то следует ее создать нажатием на кнопку Создать новую группу в командной панели формы.
Откроется форма создания группы (см. рис. 2). Следует указать название создаваемой группы и нажать на кнопку Записать и закрыть .
Рис. 2 Создание группы Сотрудники
Аналогично внутри группы сотрудники создадим группу “Продавцы-консультанты”. При этом автоматически заполнится поле Группа физ. лиц, в которой будет установлено значение группы-родителя (см. рис. 3).
Рис. 3 Создание группы Продавцы-консультанты
Создадим нового сотрудника (см. рис. 4).
Рис. 4 Форма создания физического лица
Обратите внимание, система автоматически проставила галочку Является сотрудником. При этом в форме присутствуют обязательные для заполнения поля: Дата рождения и Магазин. В поле Группа физ. лиц будет указано значение группы-родителя “Продавцы-консультанты”. Укажем фамилию, имя, отчество и пол.
Для демонстрации примера нам достаточно создать два-три физических лица (продавца-консультанта, см. рис. 5).
Рис. 5 Форма “Сотрудники”
Важно отметить, что продавцы-консультанты не являются пользователями программы Розница 2, поэтому создавать дополнительных пользователей для решения данной задачи не следует.
Сотрудник и пользователь – это две разные сущности системы. Встречаются ситуации, когда эти два понятия путают и для каждого сотрудника создают пользователя – это не правильно, и так делать не нужно.
Отражение личных продаж продавцов
Для последующего анализа нам необходимо отразить несколько продаж с указанием продавцов-консультантов.
Рассмотрим документы Реализация товаров и Чек ККМ. Команды открытия списков и создания новых документов располагаются в разделе Продажи (см. рис. 6).
Рис. 6 Раздел Продажи
Уточнение продавца в документе “Реализация товаров”
Создадим новый документ “Реализация товаров” (см. рис. 7).
Рис.7 Форма создания документа “Реализация товаров”
Для текущего пользователя и данного магазина можно установить настройку для автоматического заполнения поля продавец в шапке документа. Чтобы создать такую настройку, следует в разделе Администрирование выбрать команду Пользователи и права.
Данная команда открывает специальную форму, из которой обеспечивается доступ к различным настройкам пользователей и их прав доступа (см. рис. 8).
Рис. 8 Форма “Настройки пользователей и прав”
Нас интересует команда Пользователи, которая открывает список пользователей (рис. 9).
Рис. 9 Форма списка пользователей
Двойным кликом мыши открываем на редактирование карточку текущего пользователя (см. рис. 10).
Рис. 10 Карточка пользователя
В панели навигации формы следует выбрать команду Настройки пользователя. Появится список всех доступных в системе настроек пользователя (см. рис. 11).
Рис. 11 Список настроек пользователя
В верхней части формы настроек пользователя следует выбрать тот магазин, для которого мы планируем указать настройки пользователя (для одного пользователя можно определить разные настройки для каждого магазина).
После выбора магазина можно определить значение по умолчанию для поля продавец. Показанная на данном рисунке настройка соответствует автоматическому заполнению шапки документа “Реализация товаров”, представленному на рисунке 7.
В списке товаров документа “Реализация товаров” предусмотрена специальная колонка для уточнения продавца конкретного товара (см. рис. 12). При добавлении новой строки автоматически устанавливается продавец, указанный в шапке документа.
Если в шапке документа заменить продавца, установленного из настроек по умолчанию, то для заполнения вновь создаваемых строк табличной части будет использоваться уже измененное значение. Продавец, автоматически указанный в строке, может быть дополнительно изменен вручную.
Рис. 12 Документ “Реализация товаров”
При проведении документа в его движениях по регистру накопления “Продажи” будет использоваться именно продавец из табличной части (см. рис. 13).
Рис. 13 Отчет по движениям документа “Реализация товаров”
Уточнение продавца в документе “Чек ККМ”
Создадим чек ККМ и убедимся, что принцип работы с продавцами здесь будет аналогичен (см. рис. 15 и 16). Документ чек ККМ рекомендуется создавать из формы списка, так как в ней размещены дополнительные команды по управлению кассовой сменой. Если кассовая смена закрыта, её нужно открыть (см. рис. 14).
Рис. 14 Форма списка Чеки ККМ
Рис. 15 Чек ККМ
Рис. 16 Отчет по движениям документа Чек ККМ
В чеке ККМ в качестве продавца можно выбрать только сотрудника (физическое лицо с установленной отметкой Является сотрудником).
Уточнение продавца в Рабочем месте кассира
Проанализируем поведение системы в Рабочем месте кассира (РМК). Запуск РМК осуществляется с помощью команды РМК (управляемый режим) в разделе Продажи в группе команд Сервис.
Изменение текущего продавца будет выполняться нажатием кнопки нижней панели команд РМК Продавец (размещение кнопки может отличаться и зависит от настроек РМК).
Если такая кнопка отсутствует, нужно добавить её в настройках РМК. Для этого в основном меню РМК нужно выбрать пункт Настройка РМК – Изменение настройки РМК (см. рис. 17).
Рис. 17 Вызов формы настройки РМК
Появится форма настройки РМК (см. рис. 18).
Рис. 18 Форма настройки РМК (кнопка Ввести продавца уже присутствует)
На закладке Кнопки нижней панели следует добавить кнопку Ввести продавца (см. рис. 19) и определить её порядок по отношению к другим кнопкам, используя команды Вверх / Вниз и настройку Максимальное количество кнопок в одном ряду.
Рис. 19 Добавление кнопки ввести продавца
Рис. 20 Интерфейс кассира
При открытии данной формы вверху отображается продавец, который определен в настройках текущего пользователя как значение по умолчанию (по аналогии с полем Продавец в шапке ранее рассмотренных документов). Данное значение будет автоматически подставляться в новые строки чека ККМ.
Для изменения текущего продавца следует воспользоваться командой нижней панели Продавец. Если текущий продавец установлен, то первое нажатие данной команды сбросит это значение, и продавец будет не заполнен.
При добавлении новых строк чека продавец в них также будет пустым. При повторном нажатии на команду Продавец появится форма выбора физического лица, в которой нужно выбрать новое значение для текущего продавца (см. рис. 21).
Рис. 21 Форма выбора Физические лица
Выберем в качестве продавца Щербакову Анну Ивановну, и она отобразится вверху интерфейса кассира. Теперь, при выборе нового товара, он будет заполняться с новым значением продавца.
При выборе уже имеющегося в табличной части товара, добавления строк по-прежнему происходить не будет, а будет увеличиваться количество в уже имеющейся строке с данным товаром (см. рис 22).
Рис. 22 Интерфейс кассира после смены значения Продавца
Значение продавца можно корректировать непосредственно в списке товаров чека (см. рис. 23) или используя сервис редактирования строки, вызываемый с помощью кнопки Ред. строки в верхней зоне команд (см. рис 24).
Рис. 23 Изменение значения продавца в табличной части
Рис. 24 Изменение значения продавца в редакторе строки
Чтобы пользователь имел возможность редактирования ранее заполненного значения для продавца, необходимо предоставить ему соответствующие дополнительные права.
Для этого в разделе Администрирование следует выбрать команду Пользователи и права.
Откроется специальная форма, в которой обеспечивается доступ к различным настройкам пользователей и их прав доступа (см. рис. 25).
Рис. 25 Форма “Настройки пользователей и прав”
Нас интересует команда Дополнительные права пользователей, которая открывает форму для настройки дополнительных прав (см. рис. 26).
Рис. 26 Установка дополнительных прав
Необходимо отметить флагом право Доступность поля и колонки “Продавец” в группе прав Управление доступностью форм.
Ввод регистрационных карт сотрудников
В конфигурации Розница 2 имеется возможность не вводить продавцов-консультантов вручную, а использовать для этого специальные регистрационные карты сотрудников.
Создадим регистрационные карты. Для этого можно выбрать продавца-консультанта из списка Сотрудники (раздел Персонал).
В панели навигации карточки физического лица выберем команду Регистрационные карты (см. рис. 27).
Рис. 27 Фрагмент карточки физического лица
Откроется список регистрационных карт данного физического лица (см. рис. 28). Создадим новую группу с наименованием “Карты сотрудников”.
Рис 28. Список информационных карт
После записи внутри данной группы будем размещать карты всех сотрудников магазина. Добавим новую регистрационную карту командой Создать (рис. 29).
Рис. 29 Создание новой информационной карты
Для создаваемой карты можно указать магнитный код или штрихкод. Будем использовать штрихкод и введем его значение. Система может предложить автоматически сформированные варианты Наименования, выберем наиболее полное и записываем элемент. Аналогично создаем еще одну регистрационную карту для второго продавца-консультанта.
Для печати регистрационных карт никакого встроенного механизма в системе не предусмотрено. Предполагается, что регистрационные карты будут печататься внешними средствами.
Следует отметить, что работа со считыванием регистрационных карт предусмотрена только в рабочем месте кассира. В документах “Реализация товаров” и “Чек ККМ” считывание регистрационных карт ничего не даст.
При считывании регистрационной карты продавца-консультанта в РМК автоматически определяется и изменяется значение текущего продавца. Ввод информации о продавце по регистрационным картам действительно очень удобен.
Анализ личных продаж продавцов
Проанализируем зарегистрированные личные продажи. Обратимся к отчетам. В разделе Продажи выберем команду Отчеты по продажам. Появится форма с перечнем отчетов по продажам. Выберем отчет “Продажи” и сформируем его.
В отчете мы видим, что одной из группировок данных как раз является поле продавец. Все продажи уже отображаются в разрезе продавцов-консультантов (см. рис. 30).
Рис. 30 Отчет “Продажи”
Еще одним полезным отчетом является отчет “Оценка валовой прибыли”. В данном отчете также в качестве одной из стандартных группировок данных является продавец.
Мы можем оценить прибыльность продаж по тому или иному продавцу, можем сравнивать показатели разных продавцов и оценивать их работу. (см. рис. 31).
Рис. 31 Отчет “Оценка валовой прибыли”
Возврат товаров от покупателей в течении текущей смены
Рассмотрим ситуации возврата от покупателей, когда продажи были отнесены на определенного продавца.
Оформим чек на возврат в рамках текущей не закрытой смены. Откроем форму списка документов “Чеки ККМ” и найдем чек продажи, по которому требуется оформить возврат (см. рис. 32).
Рис. 32 Чек ККМ
На основании чека продажи можно ввести новый чек ККМ, в котором автоматически установится вид операции “Возврат” и будет заполнен список товаров (см. рис. 33).
Рис. 33 Чек ККМ на возврат
Для наглядности полученных результатов в табличной части оставим полный перечень товаров. В Чеке ККМ на возврат требуется заполнить Аналитику хоз. операции и на закладке Оплата ввести информацию о возврате денежных средств.
Проведем документ и обратимся к отчету по движениям документа(см. рис. 34)
Рис. 34 Фрагмент из отчета по движениям документа Чек ККМ на возврат
Из отчета видно, что Чек ККМ на возврат тоже делает движения в регистре накопления “Продажи”. При этом продажа сторнируется (показатели количества и стоимости отрицательные). В результате итоговые показатели продаж по продавцу уменьшаются.
При оформлении возврата в интерфейсе РМК ситуация по движениям в регистре “Продажи” аналогичная.
Возврат товаров от покупателей после закрытия смены
Рассмотрим ситуацию, когда возврат производится после закрытия смены. Определимся, по какому чеку будем производить возврат.
В разделе Продажи в группе команд Сервис выберем команду Возврат товаров от розничного покупателя. В открывшейся форме укажем причину возврата, номер и дату чека. Табличная часть Товары заполнится товарами из чека (см. рис. 35). На закладке оплата введем информацию о возвращаемых денежных средствах.
Рис. 35 Обработка “Возврат товаров от розничного покупателя”
Нажатием на кнопку Создать документы формируем документы возврата. Перейдем на закладку Созданные документы и откроем документ “Возврат товаров от покупателя” (см. рис. 36).
Рис. 36 Документ “Возврат товаров от покупателя”
В табличной части товары данного документа также присутствует заполненная колонка Продавец. Проведем документ и обратимся к отчету по движениям документа (см. рис. 37).
Рис. 37 Фрагмент из отчета по движениям документа “Возврат товаров от покупателя”
Видим, что продажа сторнируется. В регистре накопления “Продажи” показатели количества и стоимости отрицательные.
Итоговые показатели по данным продавцам уменьшаются. Можно сравнить показатели отчетов до и после оформления возвратов (см. рис. 30,31 и 38,39).
Рис. 38 Отчет “Продажи”
Рис. 39 Отчет “Оценка валовой прибыли”
Игорь Сапрыгин,
г. Кемерово
Для подключения ККТ с передачей данных необходимо выполнить предварительные действия – установить драйвер устройства и настроить для устройства доступ в интернет. Настройки доступа в интернет производится средствами драйвера.
Подключение устройства к программе производится в справочнике Подключаемое оборудование (Администрирование – Подключаемое оборудование ).
Пользователю необходимо выбрать тип оборудования ККТ с передачей данных и создать новый элемент справочника. Далее необходимо выбрать организацию, от имени которой будет производиться продажа товаров на данном фискальном регистраторе и драйвер устройства. В поле серийный номер вводится заводской номер, указанный на корпусе устройства. Затем необходимо нажать кнопку Настроить и выполнить необходимые настройки драйвера – порт, сетевые настройки и другие настройки, характерные для данной модели. Нажать Тест устройства .
При успешном подключении устройства на экране появится сообщение. Пользователь может закрыть форму с помощью кнопки Записать и закрыть .
2.Регистрация фискального накопителя
После подключения ККТ к программе необходимо зарегистрировать фискальный накопитель. Эта операция производится также при замене фискального накопителя после окончания срока действия или исчерпании ресурса памяти: использованный фискальный накопитель закрывается, затем производится замена физического устройства и регистрируется новый фискальный накопитель.
Для проведения операции необходимо выбрать пункт Регистрация из меню Операции с фискальным накопителем . При этом откроется форма, на которой необходимо заполнить поле Регистрационный номер ККТ номером, полученным при регистрации кассы в ФНС, проверить правильность заполнение реквизитов Организации, указать Адрес установки ККТ .
Пользователь может выбрать одну или несколько систем налогообложения, если на данном аппарате планируется выбивать чеки для регистрации расчетов по товарам и услугам, относящимся к видам деятельности с различными формами налогообложения. При этом, в случае, если продажи оформляются в РМК программа контролирует состав чека: в один чек могут входить товары, остатки которых списываются со складов с одной и той же системой налогообложения. Списание товаров производится в соответствии с настройкой распределения продаж по складам и услуг по организациям. Подробнее см. “Описание конфигурации Розница, редакция 2.2”, раздел 2.2.2 Ведение информации о магазинах.
Настройки ККТ включают в себя ряд признаков ведения деятельности. Пользователю также необходимо указать наименование и ИНН оператора фискальных данных.
Регистрационные данные ККТ доступны к просмотру в карточке экземпляра подключаемого оборудования.
Операция Изменение параметров регистрации необходима при перерегистрации фискального накопителя. В зависимости от выбранной причины перерегистрации пользователю доступны для изменения те реквизиты ККТ, которые он может изменить.
Зарегистрированное устройство может быть выбрано в карточке Кассы ККМ. Подробнее см. “Описание конфигурации Розница, редакция 2.2”, раздел 2.2.5 Ведение информации о кассах предприятия.
Важно! Обращаем внимание пользователей, что распределение выручки по секциям ФР для типа оборудования ККТ с передачей данных не поддерживается. В настройках Касс ККМ для типа оборудования ККТ с передачей данных в поле Распределение выручки по секциям ФР подставляется предустановленный элемент справочника настроек, который нет возможности изменить. Работа с фискальными регистраторами поддерживается в прежнем объеме.
3.Открытие и закрытие кассовой смены
При открытии кассовой смены командой Открыть смену в основном меню РМК или на форме списка чеков ККМ создается документ Кассовая смена (Продажи – Розничные продажи ), в котором записываются Основные данные текущей кассовой смены: Организация , Касса ККМ , к которой подключено устройство, Дата и время начала смены, статус – Открыта . При закрытии смены заполняется время завершения смены, статус изменяется на Закрыта и заполняются реквизиты страницы Фискальные данные .
Состав реквизитов зависит от версии Форматов фискальных документов, поддерживаемых фискальным накопителем и кассовым аппаратом. На форму выводятся основные реквизиты, все доступные фискальные данные можно просмотреть, перейдя по ссылке к файлу данных.
4.Предоставление электронного чека покупателю
В соответствии с новой редакции закона о применении контрольно кассовой техники (54-ФЗ) продавец должен предоставить электронный чек по запросу покупателя. Пользователь программы может выполнить это требование используя функции программы. Для этого необходимо выполнить настройки почтового агента и оператора связи для отправки SMS-сообщений. Подробнее см. “Описание конфигурации Розница, редакция 2.2”, раздел 9.5.2 Настройки раздела “Органайзер”.
При установленных настройках передачи электронного чека электронные чеки покупателей будут помещаться в очередь сообщений для отправки. Администратор может установить настройки отправки сообщений из очереди (Продажи – 54-ФЗ ) – сразу же после пробития чека или настроить автоматическую рассылку по расписанию.
При оформлении продажи в РМК у кассира появилась возможность ввести номер телефона или e-mail покупателя перед оплатой покупки. Поддерживается несколько способов определения контактных данных покупателя:
- данные можно ввести вручную;
- считать сканером штриховые коды визитной карточки приложения, разработанного по заказу ФНС для покупателя;
- Телефон и e-mail может быть определен с помощью дисконтной карты покупателя, если эти данные сохранены в информационной базе. Поиск дисконтной карты покупателя в интерфейсе РМК при запрете просмотра списка осуществляется не только по коду, но и по номеру телефона, e-mail и фамилии покупателя. При этом после выбора карты на номер владельца отправляется код SMS-подтверждения данной операции. Возможность выбора карты при поиске без SMS-подтверждения регулируется дополнительным правом пользователя Разрешить выбор карты по e-mail без подтверждения при поиске или Разрешить выбор карты по номеру телефона без SMS подтверждения при поиске. При установленном праве система не потребует подтверждения кодом, отправленным программой покупателю.
В форме оплаты РМК выведены кнопки ввода абонентского номера или адреса электронной почты покупателя. В случае, если номер был записан в информационную базу ранее и определяется с помощью дисконтной карты, кассиру предоставляется возможность удалить данные из информационной базы по требованию покупателя с помощью реверсивной клавиши на форме ввода/отображения данных. После пробития чека электронная копия чека будет размещена в очередь для передачи данных.
Администратор имеет возможность контролировать состояние очереди электронных чеков (Администрирование – Продажи – Закон №54-ФЗ ). Переход к очереди осуществляется по ссылке Открыть очередь электронных чеков .
Администратор может открыть неотправленные сообщения и прочитать сообщение об ошибке. После устранения ошибки, можно выделить неотправленные сообщения и отправить повторно с помощью команды Отправить командной панели списка или удалить, если отправка невозможна. Состояние очереди открытой формы обновляется с помощью кнопки Обновить . По ссылке Настроить отправку электронных чеков можно перейти на форму настройки регламентного задания отправки чеков.
У данного сообщения нет этикеток
Программы 1С: Розница 2.0 (и 1С Розница 2.2) предназначены для налаживания бизнес-процессов предприятий, у которых существует рассредоточенная розничная сеть магазинов. 1С Розница 2.0 (и 1С Розница 2.2) могут использоваться как для настройки работы в самих магазинах, в которых есть большое количество рабочих мест, так и в виде кассовых программ.
Что же необходимо знать для того, чтобы начать работать в программе 1С предприятие Розница? Первое, что нужно сделать - это создать пользователей. Каждому пользователю мы задаем определенный набор прав, которые определяются «ролями». Таких «ролей» у одного и того же пользователя может быть несколько (кроме того, у разных пользователей «роли» могут совпадать). Права же для всех участников системы назначаются администратором.
Как это сделать? (см. таблицу ниже)
В режиме «Предприятие» новые пользователи добавляются в справочник с одноименным названием, а роли им назначаются через создание групп (подгрупп) доступа пользователей.
Например, можно создать следующие группы доступа для пользователей: администраторы, менеджеры по продажам, кассиры, бухгалтеры. После этого каждому из участников можно прописать свою группу доступа. Указывается это в справочнике «Пользователи», вкладка «Права доступа».
Для того, чтобы магазин начал успешно функционировать, необходимо внести все сведения - о структуре, о сотрудниках, которые работают в магазине, о всех товарах, которыми торгуют в этом магазине, а также об остатках денежных средств, имеющихся в наличии в кассе. Все права по этим категориям находятся только в введении администратора, он и должен вносить изменения. Информацию о сотрудниках необходимо занести в справочник «Физические лица», а информацию об организациях - в соответствующей вкладке справочника 1С: предприятие Розница. Сам справочник доступен в разделе «Нормативно-справочная информация».
В карточке по компании мы обязательно вносим следующие данные - сокращенное и полное название, коды - ИНН и КПП, указываем ответственных лиц, а также адреса и телефоны. Банковские реквизиты, подчиненные кассы и другую информацию об организации можно заполнить перейдя по ссылке.
После того, как были заполнены все эти данные, необходимо перейти к вкладке из справочника «Магазины». Здесь нужно указать, использует ли магазин ордерную схему или нет (подробнее об этом мы расскажем в статье «Закупки»). Все остальные реквизиты заполняются на усмотрение пользователя. Если нам необходимо создать склад магазина, то это мы можем сделать непосредственно в самом справочнике (см. пример ниже).
Магазин подставляется автоматически, нам остается выбрать тип склада и наименование.
В системе доступно два типа склада:
1.Складское помещение – через этот тип склада оформляются оптовые продажи товаров конкретному покупателю (юридическому лицу). Оформление розничных продаж здесь не предусмотрено.
2. Торговый зал – складское помещение, из которого осуществляется розничная продажа товаров. В магазине может быть сколько угодно много складов этого типа.
Как мы уже и упоминали выше, программы 1С:Розница 2.0 (и 1С Розница 2.2) могут использоваться и как кассовые программы. В конфигурации Розница используются два типа касс:
· Операционная касса, в которой хранятся денежные средства организации. В эту кассу передается денежная выручка из тех касс, которые обслуживают торговые залы, касс ККМ.
· Контрольно-кассовая машина (ККМ). Кассы ККМ предназначены для регистрации денежных средств, полученных от розничного покупателя.
Касса КММ может быть разных типов - фискальный регистратор или АСПД, ККМ без подключения оборудования и ККМ Offline. Любая касса должна быть обязательно привязана к магазину.
И напоследок разберемся как правильно настроить одну из самых главных вещей программы 1С Розница - товары. Перечень наименований и основных характеристик товара хранится в справочнике «Номенклатура» (о котором мы поговорим несколько подробнее чуть позже).
Для начала нужно внести информацию о начальных остатках товаров на складах (вводится с помощью документа «Оприходование товаров», который, в свою очередь, находится в разделе «Склад»). В таблицу вносится информация о товарах, которые есть на складе, их характеристиках, количестве и закупочной цене (см. пример в таблице ниже).
Для того, чтобы не вносить номенклатуру, контрагентов и остатки вручную мы можем предложить использовать обработки по загрузке информации как из 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: Управление небольшой фирмой (УНФ), 1С: Управление торговлей (УТ), так и из различных файлов, например, xls, xml.
Итак, мы рассмотрели общие первоначальные настройки по 1С Розница. Об остальных настройках в программе 1С Розница можно будет ознакомиться в других наших статьях.
Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!
Если у вас появились вопросы, вы можете воспользоваться любым удобным для вас средством связи.
Материал предоставлен компанией "RG-Soft"
На определенном этапе развития предприятия розничной торговли ручная форма ведения учета товаров и регистрации продаж перестает соответствовать масштабам деятельности. Кроме того, отсутствие автоматизированной системы учета нередко приводит к прямым финансовым потерям в связи со злоупотреблениями сотрудников.В данной статье мы предлагаем вам проделать три простых шага по автоматизации розничного магазина с помощью программы «1С: Розница».
Целью автоматизации розничного магазина является эффективное выполнение следующих функций и решение следующих задач:
- Продажа товаров (оформление кассовых чеков, отражение оплаты в различной форме)
- Учет товаров (поступление их от поставщика или с центрального склада, расположение их в торговом зале, инвентаризация)
- Ценообразование (установление цен и скидок, поддержка дисконтных карт)
- Поддержка торгового оборудования (контрольно-кассовых машины, POS-систем, терминалов сбора данных, сканеров штрих-кодов)
- Взаимосвязь с бухгалтерскими и иными программами.
Шаг первый - подготовка
Настройка «Магазин» . Необходимо ввести - название магазина и организации, а также настроить учетную политику.
Настройка «Склады ». Магазин может быть представлен в программе не единственным складом, а структурой объектов, среди которых могут быть торговые залы, складские и подсобные помещения, а также временные (виртуальные) склады. Так, при автоматизации магазина одежды можно создать развернутую структуру складов, состоящую из нескольких отделов («верхняя одежда», «белье», «костюмы»), а также подсобных помещений, а затем настроить автоматическое размещение поступающего товара на разные склады.
Настройка «Товары» . Информация о товарах вводится максимально подробно: для того, чтобы в дальнейшем пользоваться сканером, в базу заносятся штрих-коды. Для печати этикеток и ценников - задаются такие свойства, как «поставщик», «состав» и «срок годности». Заметим, что для заполнения справочника товаров можно воспользоваться автоматической загрузкой из текстового файла, электронной таблицы, базы данных и других источников.
Настройка «Цены» . Механизмы ценообразования в «1С: Розница» довольно гибкие и простые в использовании. При установлении новых цен фиксируется дата, начиная с которой они будут действовать. Таким образом, можно заранее внести информацию об изменении цен, допустим, со следующей недели. Можно также регистрировать несколько типов цен, устанавливая, например, различные цены для наличной и безналичной оплаты (см.Рис.1).
Рисунок 1. Установка цен
Настройка «Скидки» . Наиболее популярными являются следующие виды скидок:
- Скидка при покупке на определенную сумму (например, свыше 5000 рублей)
- Скидка при покупке определенного количества товара (при покупке двух одинаковых товаров третий в два раза дешевле или бесплатно)
- Скидки по дисконтным картам. Особенно интересен вариант накопительных скидок по дисконтной карте. В этом случае устанавливаются пороги сумм и размеры скидок, которые начинают действовать при достижении каждого порога. В процессе покупки в базе будет накапливаться информация о сумме продаж по каждой дисконтной карте, а скидка будет рассчитываться автоматически, увеличиваясь по достижении очередного порога.
На товар «Женские ботфорты коричневые» (стоимость 5 тыс. руб.) необходимо сделать сезонную скидку в размере 15%. Как это сделать, наглядно представлено на Рис.2
Теперь представим, что пришел покупатель, у которого есть дисконтная карта, дающая ему право на дополнительную скидку в 10%. Общая скидка, которую он получит, зависит от политики расчета скидок в магазине. Если скидки суммируются
, то общая скидка будет равна 30%, и товар будет стоить для него 5000 - 30% = 3500 рублей. Если же скидки накладываются друг на друга
(то есть сначала действует одна скидка, а потом другая), то стоимость товара будет вычисляться по формуле (5000 - 20%) - 10% и составит 3600 рублей.
Программа в свою очередь предусматривает оба этих варианта.
Настройка «Права доступа»
. Правильное разграничение прав доступа важно, прежде всего, для контроля над сотрудниками магазина. Оно позволяет определить для каждого пользователя только те действия, которые соответствуют его должности, и исключает всевозможные махинации со стороны сотрудников.
Для демонстрации возможностей программы «1С: Розница», в качестве примера рассмотрим самый простой вариант - настройку прав для двух пользователей: кассира и администратора. Кассиру можно разрешить только регистрацию продаж и закрытие кассовой смены. Администратору обычно дается больше прав, например, оформление инвентаризации, возвратов и просмотр отчетности. Также необходимо определить права на возможность изменения цен и скидок товара, например, запретить кассиру изменять вручную цену и скидки. Это не позволяет ему продать товар, по цене, отличной от установленной администрацией магазина.
Однако в таком варианте возможна следующая неприятная ситуация: в базе по каким-либо причинам забыли изменить цену, а на ценниках в магазине уже указана новая цена. Это может произойти, например, из-за неоперативной регистрации изменений в программе (изменения вводятся на несколько дней позже). Разумным является предоставление материально ответственному лицу, например, администратору, права разрешить изменение цен. Однако, многие владельцы магазинов не ставят никаких ограничений на действия сотрудников, обуславливая это тем, что сотрудники несут материальную ответственность за товар и за выручку.
Шаг второй - настройка оборудования
Для повышения эффективности работы розничного магазина необходимо правильно подобрать и настроить торговое оборудование.
В программе «1С: Розница» поддерживается работа с широким спектром современного торгового оборудования. Возможна установка фискальных регистраторов, терминалов сбора данных, сканеров штрих-кодов, электронных весов, дисплеев покупателя, эквайринговых систем, считывателей магнитных карт и другого оборудования. Но, несмотря на это, все же стоит проверить, поддерживается ли в программе то оборудование, которое у вас уже есть или которое вы собираетесь купить
. Для этого нужно всего лишь посетить сайт 1С (http://v8.1c.ru/retail/300/3010.htm). Чтобы подключить оборудование, которого нет в этом списке, вы можете обратиться к специалисту, который правильно его настроит. Однако интеграция несовместимого оборудования может занять значительное время.
К выбору оборудования надо подходить очень ответственно. Вот несколько простых рекомендаций для правильного выбора:
- Сканер штрих-кода . Сканеры штрих-кода бывают стационарные и ручные. Если у вас небольшой магазин, скорее всего вам подойдет ручной сканер, который, в свою очередь, может быть проводным или беспроводным. Последний вариант гораздо удобнее, но и стоит он значительно дороже. На российском рынке лидируют такие производители сканеров, как SYMBOL TECHNOLOGIES, METROLOGIC и PSC.
- Фискальный регистратор . Фискальный регистратор осуществляет регистрацию информации в фискальной памяти и печатает чеки. Вся его работа управляется установленным на компьютере программным обеспечением. Фискальные регистраторы характеризуются скоростью печати, шириной чека, габаритами, дизайном, экономичностью и стоимостью. Наибольшую стабильность и совместимость с «1С: Розница» показывают фискальные регистраторы фирмы «ШТРИХ-М».
- Принтеры этикеток. Для печати этикеток существуют специальные принтеры. Они различаются по принципу печати на термические и термотрансферные. Для тех магазинов, где часто меняются цены и печатаются новые этикетки, подойдут термопринтеры. Для них не нужны расходные материалы, но со временем этикетка темнеет. Если вас не устраивает такой эффект, то лучше приобрести термотрансферный принтер. При печати на нем изображение на этикетках получается прочным к стиранию и долговечным. Кроме того, у них есть возможность печатать цветные этикетки. Но расходные материалы к такому принтеру будут обходиться недешево.
Настроив оборудование, мы переходим к заключительному шагу.
Шаг третий - оперативное управление
Основной функцией системы «1С: Розница» является регистрация розничных продаж. Каждая продажа оформляется в системе в виде чека. Основной интерфейс, с которым приходится работать кассиру, называется рабочее место кассира
(РМК). Внешний вид РМК представлен на рисунке. Интерфейс является простым и удобным и одновременно достаточно функциональным для выполнения всех необходимых операций.
Рисунок 4. Рабочее место кассира
Чтобы оформить продажу, необходимо заполнить список товаров с указанием количества (цены поставляются автоматически), а затем выбрать нужный вид оплаты (см.Рис.5).
Отметим, что данный интерфейс очень удобен для сенсорного управления: он имеет большие кнопки и экранную цифровую клавиатуру. Именно поэтому для работы с таким интерфейсом стоит приобрести сенсорный дисплей. Однако работу можно организовать и традиционным образом-с помощью мыши и клавиатуры. Кроме того, для всех экранных кнопок предусмотрены сочетания клавиш, которые позволяют выполнять те же действия, что и экранная кнопка, с помощью клавиатуры.
Одной из основных задач, которую решает автоматизация, является количественный учет остатков. При поступлении товаров в магазин в программе оформляются соответствующие документы. Подобные действия производятся и при списании товаров.
Немаловажной частью учета является инвентаризация товаров. Ведь регулярное проведение инвентаризаций является залогом сохранности имущества предприятия. Механизм ее реализации в системе очень прост. Чтобы осуществить инвентаризацию, необходимо считать штрих-коды товаров с помощью сканера или терминала сбора данных. После этого в программе можно увидеть отчет о расхождениях фактического и учетного количества товара. При выявлении излишков товара можно автоматически сформировать документ для их оприходования, при выявлении недостачи - документ списания.
Неотъемлемой частью оперативного управления является анализ отчетности. Анализ отчетности крайне важен для эффективного управления магазином
. В конфигурации «1С: Розница» существует довольно широкий функционал для этих целей. Основными отчетами, использующимися в системе, являются:
- Отчет по продажам
- Отчет по валовой прибыли
- Ведомость товаров на складах (см.Рис.6)
Рисунок 6. Ведомость товаров на складах
В отчете «Ведомость по товарам на складах» отображаются обороты по товарам в количественном выражении за определенный период. Отчет также позволяет получить информацию об остатках товаров на определенную дату. С помощью данного отчета можно получить график поступления и отгрузки товаров со складов магазина с любой периодичностью, например за каждый день в течение определенного периода времени.
- Товарный отчет (ТОРГ-29)
Кроме того, в программе «1С: Розница» можно найти также и специфические отчеты, такие как «планирование потребностей в номенклатуре», «план-фактный анализ использования рабочего времени сотрудниками» и другие.
Все отчеты конфигурации являются гибкими и настраиваемыми. Несколькими кликами мыши можно добавить в отчет новые показатели (количество, сумма) и аналитические разрезы (например, отдел или сотрудник). Любой отчет можно построить на определенную дату или за определенный период. На данные, по которым строится отчет, можно накладывать определенные условия, например, ставить отбор по группе товаров, или выделять цветом те магазины, которые не выполнили план по продажам. Для облегчения работы пользователей можно реализовать вызов всех необходимых отчетов прямо с рабочего места кассира и адаптировать их внешний вид для работы с сенсорным экраном.
Если в системе «1С: Розница» отсутствует необходимый отчет, он может быть реализован специалистом. Создание несложного отчета занимает не более 1-2 часов.
Дополнительные возможности .
Программа «1С: Розница» построена таким образом, чтобы свести рутинную работу к минимуму. Множество дополнительных функций позволят настроить конфигурацию «под себя» .
Одной из таких функций является печать этикеток и ценников. Ранее мы поговорили о выборе принтера этикеток, здесь же рассмотрим непосредственно процесс их печати из программы. «1С: Розница» позволяет сформировать произвольный шаблон этикетки. Шаблоны этикеток и ценников формируются максимально просто в пользовательском режиме, при этом в шаблон ценника можно вывести любую информацию, имеющуюся в программе. В ценник можно вывести наименование товара, цену, штрих-код, дату установки цен и дату печати, артикул, а также различные свойства товара: размер, цвет, состав, производитель. Отметим, что шаблоны этикеток либо ценников настраиваются всего один раз, после чего нужные шаблоны используются при всех последующих сеансах печати.
Используя различные комбинации шрифтов и стилей, можно создать любой внешний вид этикеток и ценников. (см.Рис.7)
Рисунок 7. Настройка шаблона ценника
Кроме того, пользователь может самостоятельно изменить внешний вид фискального чека, добавив в него нужные данные (артикулы, сумму скидки, НДС и так далее). Адаптация кассового чека под специфику и потребности магазина является простой и удобной.(см.Рис.8)